Procedures Guide

The Procedures guide allows entrepreneurs and decision-makers to have a reliable, precise and up to date overview of legal procedures and measures concerning commercial formalities to be undertaken. It is broken down into 6 sections in which you can find information and documentation required for formalities with Registry Offices at the Commercial Courts.

Immatriculation d'une SA à conseil d'administration

L’article 1er de la loi n° 2019-486 prévoit que l’organisme unique numérique remplace les centres de formalités des entreprises (CFE).

A compter du 1er janvier 2023, toutes les formalités des entreprises devront exclusivement être effectuées en ligne sur le site de l’Institut national de la propriété industrielle (INPI) qui sera l’interlocuteur unique des déclarants.

Ce guichet unique numérique est dès à présent accessible à l’adresse https://formalites.entreprises.gouv.fr/

Pour toute question vous pouvez contacter l’INPI au 01 56 65 89 98 ou via www.inpi.fr/contactez-nous

Démarches préalables au dépôt de la formalité

L'EXERCICE D'UNE ACTIVITÉ RÉGLEMENTÉE

Si vous exercez une activité réglementée (débit de boissons, transports...), vérifiez que vous remplissez bien les conditions requises (diplôme, qualification professionnelle...) pour obtenir l'agrément ou l'autorisation nécessaire à l'inscription au Registre du Commerce et des Sociétés.

Pour obtenir des renseignements, adressez-vous : aux organismes et aux syndicats professionnels ; aux services de la préfecture du département ; aux autorités de tutelle (ex. : pour l'activité de transport, adressez-vous à la DRE - Direction Régionale de l'Equipement).

LA DOMICILIATION

Vous devez justifier de l'occupation régulière des locaux du siège de votre société (par tout moyen : copie du bail commercial, quittances EDF ou de téléphone récentes...).

A sa création, la société peut être domiciliée dans le local d'habitation de son représentant légal et ceci sans limitation de durée lorsqu'aucune disposition législative ou stipulation contractuelle ne l'interdit. En revanche, en présence de disposition législative ou de stipulation contractuelle interdisant l'établissement du siège social au domicile personnel du représentant légal, la domiciliation dans ce local d'habitation, bien que restant possible, se trouve alors limitée à une durée de cinq ans à compter de l'immatriculation. Cette durée est réduite le cas échéant au terme légal, contractuel ou judiciaire de l'occupation des locaux (article L. 123-11-1 du code de commerce).

Pour domicilier la SA, vous pouvez également vous adresser à une société de domiciliation, à une pépinière d'entreprises...

LA NOMINATION D'UN COMMISSAIRE AUX APPORTS

En cas d'apports en nature, un ou plusieurs commissaire(s) aux apports doi(ven)t être désigné(s) par le président du tribunal de commerce statuant sur requête.

La requête doit être déposée au greffe du tribunal de commerce en deux exemplaires.

L'ADOPTION DES STATUTS

La rédaction des statuts est une étape importante qu'il ne faut pas négliger. Elle peut avoir des conséquences juridiques, fiscales sur l'entreprise et influer sur le statut social du dirigeant. La démarche est décrite ci-dessous.

  • Etablir les statuts.
  • Procéder à la nomination des administrateurs. Les premiers administrateurs sont désignés dans les statuts. Ils procéderont à la nomination du président du conseil d'administration, du directeur général et le cas échéant d'un ou plusieurs directeurs généraux délégués (cinq au maximum).
  • Procéder à la nomination des commissaires aux comptes. Un commissaire aux comptes titulaire et un suppléant doivent être désignés dans les statuts.
  • Déposer les fonds constituant les apports en espèces sur un compte bloqué. Les fonds doivent être déposés soit dans un établissement de crédit situé sur le territoire national, soit à la Caisse des dépôts et consignations, soit chez un notaire. Ils seront débloqués sur présentation par le représentant légal de l'extrait du Registre du Commerce et des Sociétés délivré par le greffier, et virés sur le compte ouvert au nom de la société.

Il existe des statuts types, en vente dans les librairies universitaires ou spécialisées.

LA PUBLICITÉ DE LA CRÉATION DE LA SOCIÉTÉ

Publier un avis de création de la société dans un support d'annonces légales. Cet avis contient les indications suivantes : la dénomination sociale suivie, le cas échéant, du sigle ; la forme juridique, le capital de la société, l'adresse du siège social, l'objet social (indiqué sommairement), la durée de la société, les nom, prénom usuel et domicile des administrateurs, du président du conseil d'administration, du directeur général, des commissaires aux comptes et des personnes ayant le pouvoir général d'engager la société envers les tiers, les conditions d'admission aux assemblées d'actionnaires et d'exercice du droit de vote, notamment les conditions d'attribution du droit de vote double, l'existence de clauses relatives à l'agrément des cessionnaires d'actions et la désignation de l'organe social habilité à statuer sur les demandes d'agrément (le cas échéant), ainsi que l'indication du greffe du tribunal où la société sera immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés.

N.B. : en cas d'achat, d'apport, de prise en location-gérance ou de prise en gérance-mandat du fonds de commerce, il convient de procéder à une publication relative à cet événement.

AUTRES DÉMARCHES

Veillez à identifier votre boîte aux lettres au nom la SA.

Documents à joindre au dossier

ACTES ET PIÈCES À PRODUIRE EN ANNEXE AU RCS

Un exemplaire original (s'il s'agit d'un acte sous seing privé), paraphé, daté et signé, des statuts (ou une expédition s'il s'agit d'un acte authentique).

Un exemplaire du procès-verbal du conseil d'administration désignant le président du conseil d'administration, la personne assumant la direction générale, le ou les directeurs généraux délégués (le cas échéant), certifié conforme par le représentant légal.

Une copie certifiée conforme de l'acte conférant la qualité de représentant permanent d'une personne morale nommée administrateur.

Un exemplaire original du certificat du dépositaire des fonds (daté et signé), accompagné de la liste des souscripteurs (datée et signée) mentionnant le nombre d'actions souscrites et les sommes versées par chacun d'eux. La date de ces documents doit être antérieure à celle des statuts.

Si le capital est constitué d'apports en nature, produire le rapport du commissaire aux apports en un exemplaire daté et signé.

Si une personne morale nommée administrateur n'est pas immatriculée à un registre public ou relève d'un pays non membre de l'Union Européenne, joindre une copie de ses statuts en vigueur traduits le cas échéant en Français, certifiée conforme par son représentant légal.

PIÈCES JUSTIFICATIVES

Une pièce justifiant de l'occupation régulière des locaux du siège (bail, contrat de domiciliation, quittance EDF ou facture de téléphone ...). Si le siège social est fixé au domicile personnel du représentant légal, il convient d'identifier sa boîte aux lettres au nom de la SA et d'accomplir les démarches nécessaires auprès de la Poste pour le suivi des courriers de votre société.

Une copie de l'attestation de parution de l'avis de création de la société dans un support d'annonces légales.

Si l'activité déclarée est réglementée, produire une copie de l'autorisation délivrée par l'autorité de tutelle, du diplôme ou du titre.

S'il s'agit d'un achat de fonds de commerce, joindre une copie de l'acte de vente du fonds de commerce ainsi qu'une copie de l'attestation de parution dans un support d'annonces légales de l'avis relatif à l'achat.

S'il s'agit d'une prise en location-gérance de fonds de commerce, joindre une copie du contrat de location-gérance ainsi qu'une copie de l'attestation de parution dans un support d'annonces légales de l'avis relatif à la prise en location-gérance.

S'il s'agit d'une gérance-mandat de fonds de commerce, joindre une copie du contrat de gérance-mandat ainsi qu'une copie de l'attestation de parution dans un support d'annonces légales de l'avis relatif à la prise en gérance-mandat.

POUR LES ADMINISTRATEURS PERSONNES PHYSIQUES ET LE PRÉSIDENT DU CONSEIL D'ADMINISTRATION N'ASSUMANT PAS LA DIRECTION GÉNÉRALE

Une copie de la pièce d'identité : copie du passeport ou de la carte nationale d'identité en cours de validité, ou copie recto verso du titre de séjour en cours de validité, le cas échéant. Le statut porté sur le titre de séjour de son titulaire doit lui permettre de s'inscrire au RCS.

Une déclaration sur l'honneur de non-condamnation datée et signée en original par l'intéressé, qui fera l'objet d'une vérification auprès du Casier judiciaire par le juge commis au Registre du Commerce et des Sociétés.

Une attestation de filiation (nom et prénoms des parents), sauf si la filiation figure dans un document déjà produit.

POUR LES ADMINISTRATEURS PERSONNES MORALES

Un extrait du Registre du Commerce et des Sociétés en original datant de moins de trois mois si la personne est immatriculée, ou tout document officiel justifiant de l'existence légale de la personne si elle n'est pas immatriculée au RCS.

Pour le représentant permanent, produire les mêmes pièces que celles énoncées précédemment pour les administrateurs personnes physiques.

N.B. : si la personne morale n'est pas immatriculée ou relève d'un pays non membre de l'Union Européenne, son représentant légal doit être déclaré au RCS ; dans ce cas, produire les mêmes pièces que celles énoncées précédemment pour les membres du conseil d'administration personnes physiques.

POUR LE PRÉSIDENT DU CONSEIL D'ADMINISTRATION ASSUMANT LA DIRECTION GÉNÉRALE, LE DIRECTEUR GÉNÉRAL ET LES DIRECTEURS GÉNÉRAUX DÉLÉGUÉS

Une copie de la pièce d'identité : copie du passeport ou de la carte nationale d'identité en cours de validité, ou copie recto verso du titre de séjour en cours de validité, le cas échéant. Le statut porté sur le titre de séjour de son titulaire doit lui permettre de s'inscrire au RCS.

Une déclaration sur l'honneur de non-condamnation  datée et signée en original par l'intéressé, qui fera l'objet d'une vérification auprès du Casier judiciaire par le juge commis au Registre du Commerce et des Sociétés.

Une attestation de filiation (nom et prénoms des parents), sauf si la filiation figure dans un document déjà produit.

POUR LES COMMISSAIRES AUX COMPTES

Fournir un justificatif de leur inscription sur la liste officielle des commissaires aux comptes si celle-ci n'est pas encore publiée.

Fournir la lettre d'acceptation de leur désignation.

Tarifs

37.45 EUROS (CONSTITUTION AVEC CRÉATION D'ETABLISSEMENT) OU 69.56 EUROS (ACHAT, APPORT, PRISE EN LOCATION-GÉRANCE OU EN GÉRANCE-MANDAT) OU 66.88 EUROS (EN CAS DE CONSTITUTION SANS ACTIVITE).