File : Comment domicilier sa société lorsque l'on est créateur d'entreprise ?

Domicilier sa société lorsque l'on est créateur d'entreprise ?

Lorsque l'on créé une société, la définition de l'adresse physique de son siège social est un prérequis indispensable.

Résumé :

La domiciliation d'une entreprise correspond à son adresse administrative et fiscale. Elle déterminera notamment sa nationalité et son domicile juridique (centre des impôts, tribunal de commerce, caisses sociales… de rattachement) et figurera sur l'ensemble des documents de la société (facture, devis, contrat, etc…), au premier rang desquels les statuts de la société et son extrait Kbis.

L'article L123-11 du Code de commerce dispose que « Toute personne morale demandant son immatriculation au registre du commerce et des sociétés doit justifier de la jouissance du ou des locaux où elle installe, seule ou avec d'autres, le siège de l'entreprise (…)».

Cela signifie donc qu'il y a une obligation de choisir une adresse de domiciliation dès la création de la société, afin que le greffe du tribunal de commerce puisse procéder à son immatriculation.

Le choix de l'adresse de domiciliation du siège de votre entreprise est un élément stratégique aussi bien pour ses impacts fiscaux que pour sa contribution à l'image de votre entreprise. Trois options s'offrent à vous pour installer votre siège social :
 

  • - A l'adresse personnelle du représentant légal de la société
  • - A l'adresse d'une société de domiciliation commerciale (domiciliataire)
  • - A l'adresse d'un bail commercial ou professionnel

 

Installer le siège social de sa société chez soi

L'article L631-7-3 du Code de la construction et de l'habitation dispose que « Dès lors qu'aucune stipulation contractuelle prévue dans le bail ou le règlement de copropriété ne s'y oppose , l'exercice d'une activité professionnelle, y compris commerciale, est autorisé dans une partie d'un local à usage d'habitation, dès lors que l'activité considérée n'est exercée que par le ou les occupants ayant leur résidence principale dans ce local et ne conduit à y recevoir ni clientèle ni marchandises. »

En d'autres termes, cela signifie qu'il vous est possible d'installer votre société à votre domicile, tant qu'aucune disposition de votre bail d'habitation ne vous l'empêche et sous réserve que la copropriété (le cas échéant) ne s'y oppose pas également.

Ces dispositions sont confirmées par l'article L123-11-1 du Code de commerce qui dispose en ces termes : « Toute personne morale est autorisée à installer son siège au domicile de son représentant légal et y exercer une activité, sauf dispositions législatives ou stipulations contractuelles contraires. ».

Attention :  le même article dispose également que la durée ne peut excéder 5 ans, ni dépasser le terme légal de l'occupation des locaux. Cela implique que la société ne pourra conserver son siège social à l'adresse du représentant légal qu'au maximum 5 ans ou avant si le représentant légal quitte l'adresse en question, et même s'il en est propriétaire.
En effet, il doit être entendu par « adresse du représentant légal », son adresse principale. Les résidences secondaires n'entrent donc pas dans ce champ.

Bon à savoir : 3 mois avant l'expiration du délai de 5 ans, le Greffe du tribunal de commerce contactera le représentant légal de la société pour l'inviter à lui communiquer la nouvelle adresse de la société.

Pour en savoir plus sur l'installation de sa société à son domicile : en savoir plus

 

 

Installer le siège de sa société auprès d'une société de domiciliation commerciale

Une société de domiciliation commerciale est un prestataire de service disposant d'un agrément préfectoral qui met à disposition une ou plusieurs adresses où vous pouvez domicilier administrativement et fiscalement le siège de votre société.

Les obligations des sociétés de domiciliation commerciales sont définies aux articles L123-11-2 et suivants du Code de commerce.

Lors de la souscription d'un contrat de domiciliation commerciale, vous sera impérativement remis un contrat, d'une durée initiale qui ne peut être inférieure à 3 mois. A l'endroit de ce contrat, l'article Article R123-168 du Code de commerce impose au domiciliataire (la société de domiciliation) d'être effectivement immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) ainsi que de détenir un dossier administratif à jour concernant les sociétés qu'il domicilie. Ce même article impose au client domicilié de « prend(re) l'engagement d'utiliser effectivement et exclusivement les locaux, soit comme siège de l'entreprise, soit, si le siège est situé à l'étranger, comme agence, succursale ou représentation. Elle se déclare tenue d'informer le domiciliataire de toute modification concernant son activité. »

Ce contrat doit expressément indiquer le numéro d'agrément préfectoral, numéro qui sera vérifié par les services du Greffe du tribunal de commerce lors de l'immatriculation de votre société, selon les dispositions de l'article Article R123-167 du Code de commerce.

Ce contrat est renouvelable par tacite reconduction tant que votre société conserve cette adresse pour siège social.

La société de domiciliation commerciale doit mettre à disposition de ses clients une salle de réunion fermée qui vous permettra de tenir l'ensemble des réunions rendus nécessaires par la vie statutaire de l'entreprise mais également afin d'y recevoir l'ensemble des contrôles imposés par l'administration, qui ont obligatoirement lieu au siège de la société. Elle assure la réception et la gestion de votre courrier selon les modalités définies dans votre contrat.

Pour en savoir plus sur la domiciliation commerciale et ses avantages : en savoir plus

 

 

Installer le siège social de sa société à l'adresse d'un bail commercial ou professionnel

Il convient de distinguer le bail commercial et le bail professionnel. Le bail commercial concerne uniquement les personnes ayant une activité commerciale, artisanale ou encore industrielle.
Le bail professionnel, quant à lui, ne concerne que les activités qui ne sont ni commerciales, ni artisanales, ni industrielles, ni agricoles. Le bail professionnel concerne donc principalement les professions libérales.

 

Le bail commercial

L'article L145-1 et suivants du Code de commerce prévoient l'ensemble des dispositions relatives aux baux commerciaux, dans lesquels un fonds de commerce est exploité.

Par bail commercial, on entend la relation contractuelle entre le propriétaire d'un bien immobilier (le bailleur) et le locataire, à savoir la société ou l'entreprise individuelle (le preneur).

Le bail commercial ne peut être conclu que si le local concerné est administrativement un local commercial.

A noter : Un bail commercial est conclu pour une durée de 9 ans, avec des congés possibles par période de 3 ans, d'où le surnom de « bail 3/6/9 ». Aucune forme n'est imposée par la règlementation, il peut même être oral. La forme écrite est privilégiée afin de conférer un droit réel et certain sur le local en question.

 

Le bail professionnel

La Loi n°86-1290 du 23 décembre 1986, en son article 57 A, dispose que le bail professionnel est établi impérativement pour une durée au moins égale à 6 ans (contre 9 ans pour le bail commercial) et impose également un écrit.

Contrairement au bail commercial qui peut se résilier par période triennale, le bail professionnel permet au preneur d'indiquer à tout moment au bailleur son intention de quitter les lieux, avec un préavis de 6 mois. Le preneur devra impérativement notifier son bailleur par lettre en recommandé avec accusé de réception ou par acte d'huissier.

 

Synthèse des points clés liés aux différentes options de domiciliation

 

Chez soi

Chez un domiciliataire

Avec un bail

Simplicité de mise en œuvre et coût

-    faisabilité à vérifier auprès de la copropriété

-    gratuit

-    contractualisable en ligne

-    loyer mensuel réduit (quelques dizaines d'euros)

-    nécessite la contractualisation d'un bail longue durée

-    domiciliation gratuite mais bail coûteux

Choix de la localisation

-    limité à l'adresse personnelle

-    offre large, adresses dans toute la France

-    limité à l'adresse du bail

Impact au quotidien

-    pas de séparation vie privée/vie professionnelle

-    limité aux occupants : pas de réception de clientèle ni de marchandise

-    gestion du courrier par le domiciliataire, notamment réception des AR, plis et colis

-    accès à au moins une salle de réunion pour la tenue des instances

-    intégré aux autres activités de la société

Pérennité de l'adresse de domiciliation

-    limité dans le temps

-    transfert à réaliser en cas de déménagement

-    non limité dans le temps, même en cas de changement de lieu d'activité

-    transfert de siège à réaliser en cas de déménagement

 

Lors d'un changement d'adresse du siège social d'une entreprise, appelé « transfert de siège social », vous pouvez aussi choisir parmi ces trois options de domiciliation.

Pour en savoir plus sur la formalité de transfert du siège social de votre entreprise auprès du greffe du tribunal de commerce : https://www.infogreffe.fr/informations-et-dossiers-entreprises/dossiers-thematiques/vie-de-entreprise/transfert-de-siege.html