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File : Dématérialisation et automatisation de la vie juridique de l’entreprise

Automatiser les formalités de gestion des titres et des parts sociales de TPE / PME

Il est désormais possible pour les entrepreneurs et les professions juridiques de simplifier la gestion de l’actionnariat et des formalités associées. Des outils permettent en effet de faciliter la création et la tenue des différents registres légaux, entièrement en ligne.

Le paysage réglementaire et juridique français visant les entreprises a beaucoup évolué ces 5 dernières années. La numérisation a ainsi entraîné de nombreux changements dans tous les domaines. C’est surtout en matière de gestion que de nouveaux outils et méthodes ont émergé, actant l’accélération de la transformation digitale des entreprises.

 

Un gain de temps et d’argent

Depuis 2018, il est donc possible de dématérialiser les registres de l’entreprise, comme le prévoient notamment les décrets du 24 décembre 2018 n°2018-1226, puis n°2019-1118 du 31 octobre 2019. Les registres les plus courants dans la vie des TPE/PME sont les suivants :

  • Registre de mouvements de titres

  • Registre des délibérations et des décisions

  • Registre de présence

  • Registre unique du personnel

Pour les professions juridiques jusqu’aux entrepreneurs individuels, cela représente tout d’abord un gain de temps important. Mais pas seulement : la tenue d’un registre papier est également coûteuse, ne serait-ce que par l’achat de matériel ou par les communications avec le greffe du tribunal pour s’assurer de la preuve de l’opération.

À ce titre, les solutions et outils en ligne utilisent désormais la technologie blockchain pour ces opérations. Elle confère plusieurs avantages aux entreprises et entrepreneurs, puisqu’elle permet de remplir la condition de preuve. Les informations recensées sur un système blockchain sont ainsi infalsifiables et traçables à tout moment et ce, de manière automatique. ​​​​​​​

 

Bon à savoir : le décret blockchain et l’utilisation du DEEP

En France, le cadre législatif a évolué depuis le 8 décembre 2017, date à aquelle l’Ordonnance n°2017-1674 relative à l’utilisation d’un Dispositif d’Enregistrement Electronique Partagé (DEEP) pour la représentation et la transmission de titres financiers, était déposée. Par la suite, le décret d’application n°2018-1226 du 24 décembre 2018 a autorisé la représentation et la transmission de certains titres financiers au moyen d’une blockchain qui satisfait aux conditions posées.

Depuis, il est donc possible d’utiliser la blockchain en tant que preuve. Cette technologie respecte l’article 1366 du Code civil, qui dicte les conditions de la valeur d’une preuve sur support électronique. En effet, ce système permet de garantir la sécurité et l’immuabilité des données qui y sont inscrites.

 

Les mouvements de titres en ligne

Si ces évolutions touchent tous les registres légaux de l’entreprise, c’est toutefois le registre de mouvements de titres (RMT) qui est le plus concerné. Pour rappel, c’est un document indispensable qui retrace fidèlement la chronologie des opérations de transfert. Il concerne les actions, les obligations, les bons de souscriptions, etc. Leur consignation est effectivement essentielle, sous peine que la cession ou le transfert soit considéré comme invalide a posteriori. Généralement déléguées à un expert-comptable ou à un avocat, ces tâches chronophages et sans valeur ajoutée peuvent aujourd’hui être réalisées simplement et rapidement de manière dématérialisée.

Or ces actions, qui peuvent aussi être automatisées, vont même plus loin puisque le nombre d’opérations concernant les registres de mouvements de titres sont nombreuses. Il peut, par exemple, s’agir des mouvements liés à un compte d’associé ou d’actionnaire, comme la souscription à la constitution ou la cession de titres. Mais ce n’est pas tout puisque tous les autres mouvements sont ainsi à lister et conserver précieusement. Ainsi le RMT peut être amené à consigner d’autres opérations. Il peut s’agir notamment de l’émission de titres lors d’une augmentation de capital, l’annulation dans le cadre d’une réduction de capital, le nantissement de titres, le démembrement ou un prêt.

Pour chacune de ces opérations, il est nécessaire d’indiquer à chaque fois :

  • Numéro d’ordre et nature du transfert ;

  • Date de l’opération ;

  • Noms, prénoms et domiciles des personnes morales et/ou physiques concernées ;

  • Nombre et valeur des titres transférés ou convertis, ainsi que leur(s) catégorie(s).

Les multiples évolutions législatives ont permis d’accélérer la dématérialisation et l’automatisation de nombreuses formalités souvent rébarbatives et chronophages.

 

Automatisation : de nombreux autres avantages

La dématérialisation des registres légaux est un nouveau pas vers l’entreprise numérique et sa gestion plus simple et directe. Tout d’abord, elle répond à une véritable demande de la part des entrepreneurs, qui souhaitent gagner en compétitivité et en performance. Par ailleurs, elle correspond également à un mouvement de fond engagé par l’Etat : les règles et la législation devraient continuer à évoluer sur ce secteur, et il devient crucial de maîtriser ces nouvelles technologies.

De plus, la dématérialisation s’accompagne d’autres avantages pour les gestionnaires. Outre un gain physique d’espace, ces procédures numériques peuvent être rapidement partagées, ouvrant la voie à une collaboration optimisée que ce soit au sein même des entreprises ou avec des tiers.